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華美資訊--如何選擇合適商業會議活動場地,有哪些好的建議?

發布時間:2018/05/15
華美資訊--如何選擇合適商業會議活動場地,有哪些好的建議?

時間:2018-05-06  9:30‖作者:華美文化傳媒‖標簽:活動策劃

【主題】:華美資訊

【活動策劃】:華美文化傳媒

商業會議活動對于企業來說不管是大型還是小型企業那都是非常需要的。但像一些商務性會議、產品發布會、年會就必須找一個最佳的會議場地來舉辦。

會議和活動本身增色不少。如莊嚴、大氣的會議場地,與大型活動在形象和氣勢上會有著極好的映襯;而一個溫馨、高雅的場地,對于一個小型沙龍交流會的氛圍營造會大有裨益。

選擇什么樣的會議場地要根據會議和活動的主題、參會人員構成、會議規模等因素來確定。為滿足客戶的特別活動場地或會議場地需要,經常需要進行多處以及多家會議場地的綜合比較,以此更好、更快地響應會議場地的需求。因此,龐大的活動場地數據庫、詳細的場地設施及服務信息,是滿足各種議場地需求的基礎。

對于有關會議場地尋找和確定的幾個注意事項和建議個大家:

一、會議或活動主力方經常會有一個誤區,那就是喜歡自己獨立尋找場地,其實他們不了解,經過多年與場地方的合作,長期的公關及會議服務經歷,使專業的活動策劃公司與各類會議場地均保持良好的合作關系,不但有能力為客戶協調到最好的場地支持服務,更有能力在一定程度上為客戶節省會議場地支出。

                                

如何選擇活動現場

二、活動策劃公司還擁有一套嚴謹的會議場地推薦規范和服務模式,保障所推薦的每一個場地都是十分熟悉和了解的,通常都是經實地考察,依照專業會議場地信息搜集標準逐項記錄,并收錄到專業的數據庫中,場地數據信息的詳細性甚至超過場地方本身主力方自己去尋找場地,但并不了解一個場地的軟硬件設施對自身活動的可用性在什么地方,更何況除了會議場地之外,還會有其它諸如設備供應、流程控制等更加復雜的工作。

三、通過專業的活動策劃公司找活動場地,不但可以有效節省尋找資源的時間,更能獲取因場地因素對活動效果產生的各種積極的和消極的影響等重要信息。根據場地的特質,并結合會議服務和活動行般可分為以下兩種:

1、常規場地:星級酒店、高級會館、高級會所、俱樂部、特色餐廳,特色西餐廳等

2、特色場地:大型會堂、場館、活動中心、高爾夫球場、屋頂花園和市內模擬海灘等

根據活動的性質、功能和效果要求,場地一般可以有以下規劃

1、課桌式:適用于論壇、新聞發布會、研討會、培訓等等,這種形式便于聽眾作記錄

2、圍桌式:適用于中式宴會,如答謝會、招待會、茶話會等。

3、劇院完式:適用于新聞發布會、論壇、辯論會、啟動儀式

關會議服務公司在場地的規劃使用上,一般有以下幾個主要功能區組成:1、簽到區2、舞臺區3、來賓區4、展示區由于場地只是會議和活動的基礎硬件之一,針對場地本身,公關會議服務公司通常有以下工作需要落實或協調:1、電力供應2、餐飲供應3、貴賓接待4、停車場5、專用電梯6、來賓安保等等。

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